Boa parte das informações que o governo recebe de seu negócio, é transmitida pela própria empresa por meio da Nota Fiscal Eletrônica, seja de serviços ou de vendas, por meio da movimentação de cobrança pelas máquinas de cartões e por meio da movimentação financeira via bancos. Outra parte é fornecida pelo seu departamento ou escritório de contabilidade, mediante obrigações acessórias mensais e anuais. Toda esta prestação de informações passa por um chamado "cruzamento de Informações" o que tem gerado muitos problemas para empresas e escritórios quando estas informações não se consolidam, gerando inconsistências com consequentes exigências e fiscalizações.  

Por isso é se suma importância entregar informações que qualidade para o seu escritório, garantindo que a prestação de informações do escritório seja de qualidade satisfatória à todas as exigências.  

Quais documentos precisam ser enviados? 

Toda documentação enviada, terá impacto financeiro e patrimonial na empresa, seja comprovante de gastos ou receitas, contratos, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou posição de cobrança e eventuais antecipações de duplicatas. Vamos exemplificar alguns tópicos. a) Trabalhistas Aqui temos todos os documentos referentes à relação de trabalho, assalariado ou não, na empresa, tais como Guias de INSS e FGTS, Imposto de Renda, ISS Contribuição Sindical e outras; Recibos de pagamento tais como salários, pró-labore, férias, vale transporte, vale refeição ou alimentação, dentre outros documentos que não refletem diretamente na movimentação financeira, tais como Atestados Médicos de Funcionários e eventuais afastamentos, assim como recibos de autônomos e Cooperados. Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade. Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias. b) Fiscais Além da importância, destaca-se a urgência, visto que alguns fatos geram recolhimentos de impostos logo no inicio do mês, o que requer uma atenção especial já que refletem nas obrigações tributárias em que alguns casos a empresa se torna responsável pela obrigação tributária, o que a faz substituta tributária. Os documentos fiscais englobam as notas fiscais de entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens. Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica. Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais. Comprovantes de pagamentos dos impostos tais como: DAS, DARF, GARE e GNRE. c) Contábeis A escrita contábil reflete todos os fatos e atos praticados pela empresa, é onde se descarregam todas as informações. Tudo que vimos nos tópicos anteriores e o que mais existir com reflexo econômico financeiro. No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros que podem não estar diretamente ligados aos aspectos fiscais ou trabalhistas, mas que de alguma forma afetam a situação patrimonial da empresa, tais como: extratos de conta corrente, aplicações financeiras, cartões de crédito, empréstimos, financiamentos e antecipações de recebíveis; recibos e contratos de locação, de honorários, despesas diversas pagar; comprovantes de despesas e receitas; relatórios de caixa etc. d) Controle de Estoque O controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final de cada período, são informações essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros. Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, da qual o contador tem pouca, ou quase nenhuma, influência em sua preparação. Por fim, o contador cumpre um importante papel na vida da empresa, mas depende da eficiência das informações e documentos esclarecedores. Mantenha sua contabilidade no mais alto padrão de qualidade, saberá o quanto é importante a cada vez que precisar de uma informação.